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Sparen Sie kostbare Zeit. Arbeiten Sie mit E-Mailvorlagen und Textbausteinen.

Veröffentlicht von Franz Sauerstein am 09. Mai 2017
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Zeit ist ein Luxus, den wir uns heutzutage bewusstmachen müssen. Gerade in der Gründungsphase haben Sie sehr viele Aufgaben zu bewältigen, so dass Sie sich sicherlich über jede freigewordene Zeit freuen. Dieses Gefühl kennen wir selbst. Das kennt wohl jeder. Am Ende des Tages sind noch viele Aufgaben übrig.

Was halten Sie davon, wenn wir Ihnen eine einfache Methode zeigen, wie Sie wirklich viel Zeit sparen können?

Einfach mehr Zeit haben – dank intelligenter E-Mail Textvorlagen

Ein uns bekannter Freelancer empfängt und schreibt täglich rund 100 E-Mails. Jetzt stellen Sie sich mal vor, dass er pro E-Mail im Durchschnitt 2 Minuten Zeit investieren müsste. Das wären ungefähr 3 Stunden Arbeitszeit, die verloren geht. Was wäre, wenn er diesen Arbeitsaufwand so sehr minimieren könnte, dass er für das Verfassen der E-Mails nur 2 Stunden bräuchte? Also eine Zeitersparnis von rund 33%?



1) Standardisierte E-Mailanfragen erkennen

2) Gleichbleibende Antworten und Mails kategorisieren

3) Tipps für die Erstellung von E-Mailvorlagen

4) Textkürzel verwenden und sich relevanter Tools bedienen


Standardisierte E-Mailanfragen erkennen

Ist Ihnen schon einmal aufgefallen, dass in der Basis viele Ihrer eingehenden E-Mails die gleichen Inhalte erfragen? Preise, Konditionen, Vorgehensweisen oder benötigte Informationen? Eine Frage nach Ihrem Unternehmen und Ihrer Vita? Ihrem Portfolio als Freelancer – oder Existenzgründer? So geht es uns allen. Gerade größere technische Unternehmen, die einen guten Support führen, arbeiten mit Standardtexten.

Bitte verwechseln Sie nun nicht die Qualität der Standardtexte. Wir meinen nicht die absolut unpraktischen, an der Lösung vorbeigehenden Standardantworten, die nicht mal zu der gestellten Frage passen. Wir meinen „authentische Textbausteine,“ die zu echten Kundenanfragen oder Interessenten passen.

Das heißt für Sie: Sobald eine Anfrage vom Typ A bei Ihnen eintrifft, wissen Sie, dass Sie zum Thema A eine standardisierte E-Mail verfasst haben. Sie werden sehr schnell feststellen, dass sich im Grunde etliche Mails wiederholen. Kommunikationstrainer raten, dass sich Kunden, die innerhalb von 3 Monaten mit der gleichen Anfrage melden, die gleiche Antwort erhalten sollten. Sie würden sich an die erste Mailantwort gar nicht mehr erinnern.

Umgekehrt heißt es: Ihre Mails können sich ähneln, wenn nicht sogar gleich sein. Sollten Sie natürlich von einem Kunden 10x in Folge die gleiche oder artverwandte Anfrage erhalten, dürfen Ihre Texte gerne variieren. Dann sollten Sie aber auch darüber nachdenken, was bei diesem Kunden denn los ist. ;-)

Wichtig ist, dass Sie sich zur Minimierung des Zeitaufwands für die E-Mailbeantwortung zunächst die Mühe machen und etwas protokollieren. Finden Sie die eingehenden Anfragearten.

Gründerschiff - Leinen los. Zukunft in Sicht.

Unser Tipp: Beobachten Sie für 5 Werktage Ihren Posteingang – oder auch gerne Ihre telefonischen Anfragen und schreiben Sie sämtliche Anfragearten auf. Sind diese thematisch identisch, dann summieren Sie die Anzahl eingehender Anfragen. So können Sie effektiv und einfach feststellen, welche Anfragetypen sich wiederholen und wiederkehrend sind.Gründerschiff - Leinen los. Zukunft in Sicht.



Gleichbleibende Antworten und Mails kategorisieren

Parallel zu den eingehenden E-Mails wiederholen sich auch gerade in der Gründungszeit ausgehende E-Mails. Ganz gleich, ob Sie Investoren, Mitgründer, Partner, Werbepartner oder doch Kunden und Interessenten anschreiben:

Oft sucht man im Ordner gesendete Objekte nach einer solchen Mail und kopiert den Inhalt. Die Vorgehensweise birgt einen brachialen Fehler: Stellen Sie sich vor, Sie haben an Investor A eine E-Mail geschrieben und diesen Content etwas angepasst. Nun möchten Sie für Investor B die gleiche Mail nur ohne Personalisierung senden. Würden Sie jedes Mal daran denken, den persönlichen Touch zu entfernen? Eher nicht.

Das ist einer der Gründe, warum gerade bei ausgehenden E-Mails eine neutrale Textvorlage effizient und hilfreich ist. Notieren Sie sich die Szenarien, in denen Sie E-Mails aktiv versenden:

  • ☸ Gleichbleibende Antworten und Mails kategori Antworten auf Anfragenieren
  • ☸ Akquiseschreiben für neue Kunden
  • ☸ Investorensuche
  • ☸ Partnergewinnung
    ☸ Werbemails
    ☸ Auftragserteilung
    ☸ Anfrage bei Dienstleistern

Im Fall des vorhin genannten Freelancers umfasst die Liste der standardisierten ausgehenden E-Mails mittlerweile über 42 Textvorlagen. Für alle Fälle ist etwas dabei. Ein wirklicher Genuss, um mehr wirtschaftliche Effizienz leisten zu können.

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Unsere Empfehlung: Schreiben Sie sich diese Szenarien handschriftlich auf – oder in einer „to Do“-Liste. So haben Sie diese kompakt in einer Übersicht. Oft wird mit externer Software zur Erstellung der Textvorlagen gearbeitet. Mit TextExpander haben wir gute Erfahrungen gemacht. Mit Ihren Notizen haben Sie eine perfekte Kategorisierung für eben solche Software bereits erledigt.Gründerschiff - Leinen los. Zukunft in Sicht.



Tipps für die Erstellung von E-Mailvorlagen

Tipp 1: Achten Sie auf eine ordentliche Rechtschreibung und Grammatik. Nichts ist schlimmer, als wenn sich dort Fehler einschleichen

Tipp 2: Legen Sie Wert darauf, einen individuellen Klang zu haben, auch wenn es standardisierte Vorlagen sind.

Tipp 3: Legen Sie zu jeder Textvorlage auch einen aussagekräftigen Betreff an! Der Betreff entscheidet über die Aufmerksamkeit für Ihre E-Mail.

Tipp 4: Arbeiten Sie mit wirklichen Textvorlagen – nicht mit HTML-Formatierungen. Textvorlagen können ebenfalls fett gedruckt, kursiv oder sogar unterstrichen voreingestellt werden. Nutzen Sie diese Styleelemente.

Tipp 5: Bleiben Sie in Ihren E-Mailvorlagen verbindlich. Geben Sie Informationen, die Ihr Kunde wissen sollte. Oder Ihr Auftragnehmer, je nachdem.

Tipp 6: Gewöhnen Sie sich ein gleichbleibendes Wording an. Überlegen Sie sich, wie eine E-Mail aufgebaut ist. Wir empfehlen Ihnen die vier Phasen einer guten Kommunikation:

① Kennenlernen: Schreiben Sie im ersten Absatz, wer Sie sind und was Sie machen.

② Interesse: Der zweite Absatz sollte zeigen, warum Sie denjenigen anmailen oder antworten.

③ Verständnis: Schaffen Sie eine Transparenz durch ein Rekapitulieren der eingehenden E-Mail oder legen Sie ein Thema für eine ausgehende E-Mail fest. Wenn Sie zum Beispiel selbst ein Dienstleistungsunternehmen sind, könnten Sie hier ein Referenzbeispiel von einem Kunden in die E-Mailvorlage schreiben, was zur Kategorie der Standardemail passt.

④ Abschluss: Definieren Sie ein Ergebnis. Einen Termin, Rückruf, Antwortfrist oder Vergleichbares. E-Mails sind nur dann effektiv, wenn sie messbar werden

Tipp 7: Arbeiten Sie mit kurzen und einfachen Sätzen. Fachgesimpel möchte keiner lesen.

Tipp 8: Verwenden Sie dedizierte Dateien, wie PDFs, um die E-Mail nicht in die Länge zu ziehen.

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Lesetipp: Wenn Sie viele eingehende E-Mails haben, sollten Sie sich mehr mit dem Thema „Inbound Marketing“ beschäftigen. Nutzen Sie alle Kanäle, die Sie zur Leadgenerierung nutzen können. Hier geht es zum Artikel Neue Kunden auf bequemen Weg: Inbound Marketing als Existenzgründer nutzen“.Gründerschiff - Leinen los. Zukunft in Sicht.



Textkürzel verwenden und sich relevanter Tools bedienen

Vorab:  Wir möchten Ihnen an dieser Stelle ein wirklich hervorragendes Tool vorstellen, mit dem Sie E-Mail Vorlagen erstellen und Textbausteine smart nutzen können. Gemeint ist das Tool TextExpander.

In diesem Programm können Sie selbst Kürzel definieren, die einen gesamten Text erscheinen lassen. Lassen Sie uns das an einem Beispiel festmachen: Sie möchten einen neuen Kunden gewinnen und schreiben dort eine Akquisemail.

In der Akquisemail steht zu Beginn die Anrede in einem höflichen und businessorientierten Stil, die klassischer Weise so aussieht:

Zitat99.pngZitat66.pngSehr geehrte Damen und Herren.

Hier könnten Sie nun mit dem Kürzel „AMB“ arbeiten. Wenn Sie in der E-Mail dann nur die Buchstaben AMB (Akquise Mail Begrüßung, als Beispiel) schreiben, erscheint dann dort der von Ihnen definierte Standardtext. Wenn Sie dies nun auf einen gesamten Textblock – oder sogar eine komplette E-Mail transferieren, haben Sie eine gigantische Zeitersparnis.

Ebenfalls renommiert und für diese Methodik geeignet ist die Software CueCards. In diesem Tool legen Sie einzelne Kategorien (in Anlehnung aus Punkt 1 und 2 des Artikels) an und können dort standardisierte Texte hinterlegen.

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Themen: Marketing, Kleinunternehmer, Wissen, Selbstständigkeit, Zeitmanagement, Start-up, Firmengründung, Einzelunternehmen, Existenzgründung, Gründerschiff, Gründung, Akquise, E-Mailvorlagen